У разі відсутності нормативних вимог до знищення печаток і штампів, підприємство чи компанія може сама визначати, як їх знищити. Але для того, щоб не виникало підозр щодо умисного знищення печаток з корисливих спонукань або в інших особистих інтересах, які є кримінальними, краще все ж таки проводити таке знищення максимально відкрито, фіксуючи сам процес.
Для цього, в першу чергу, потрібно створити комісію зі знищення печаток та штампів (така комісія може бути створена наказом керівника підприємства), та скласти протокол про знищення печаток та штампів, а саме:
- кількість печаток та штампів, що знищуються;
- основа знищення;
- особа, відповідальна за знищення печаток та штампів, його прізвище, ім'я та по батькові, а також паспортні дані;
- склад комісії, із зазначенням ПІБ та паспортних даних.
У зв'язку зі скасуванням "17 наказу", з 21.02.2011 р., відправляти органам МВС, повідомлення про знищення печаток та штампів, не обов'язково.
Сама ж процедура фізичного знищення печаток та штампів нескладна та детально описана у п. 3.4.2 Інструкції. Коротко вона зводиться до наступного: спочатку робиться відбиток знищуваних печаток і штампів, а потім гумові, каучукові печатки розрізаються на малі частини, що не відновлюються.
Після цього, рекомендуємо зібрати залишки печаток та штампів у конверт та передати до архіву підприємства. У такому разі, якщо у правоохоронних органів виникнуть питання щодо знищення печаток, Ви зможете надати факти правомірного знищення печаток та штампів.